La direction des services judiciaires a mis en place, en février 2005, un groupe de réflexion sur le métier de greffier en chef, chef de greffe, qui connaît aujourd’hui de multiples évolutions, rendant son rôle à la fois plus complexe et plus technique. De même, le positionnement du greffier en chef, chef de greffe, a évolué avec l’instauration des services administratifs régionaux (SAR) et des cellules de gestion.
La direction des services judiciaires a mis en place, en février 2005, un groupe de réflexion sur le métier de greffier en chef, chef de greffe, qui connaît aujourd’hui de multiples évolutions, rendant son rôle à la fois plus complexe et plus technique. De même, le positionnement du greffier en chef, chef de greffe, a évolué avec l’instauration des services administratifs régionaux (SAR) et des cellules de gestion.
La réflexion doit être menée afin de donner un nouveau contenu au métier de greffier en chef, chef de greffe, notamment en vue de la mise en oeuvre de la loi organique sur les lois de finances (LOLF), et de permettre une évolution de ses perspectives de carrière.
Deux orientations principales ont été retenues :
I – LES EVOLUTIONS DU METIER DE CHEF DE GREFFE
1 – l’évolution du contenu des attributions du greffier en chef, chef de greffe
Selon la taille des juridictions, le contenu du métier de chef de greffe varie :
– dans les greffes de petite taille, l’aspect juridique est un élément essentiel de la fonction.
Ainsi, depuis 1985, un certain nombre de tâches jusqu’alors exercées par les magistrats, ont été dévolues aux greffiers en chef. La loi du 8 février 1995 a amplifié ce mouvement par d’autres transferts de compétences.
-> dans les unités moyennes et importantes, l’aspect de la fonction juridique disparaît en partie pour laisser place à :
– une gestion renforcée dans le domaine des ressources humaines, phénomène accentué par la mise en oeuvre de la LOLF, qui obligera le chef de greffe à présenter ses besoins en personnel, chaque année, en justifiant les objectifs attendus et ceux réalisés l’année précédente.
– un management quotidien des services, reposant sur de solides connaissances juridiques et des services.
– une gestion budgétaire justifiant des connaissances approfondies dans ce domaine.
2 – l’évolution du positionnement du greffier en chef, chef de greffe
Il a un rôle de responsable des services du greffe, en particulier en matière de gestion des ressources humaines,
– il doit être reconnu comme le directeur des ressources humaines, sous l’autorité des chefs de juridiction à qui il doit rendre compte,
– il doit pouvoir recevoir délégation des chefs de juridiction de signer certains actes administratifs qu’ils détermineront,
– ses initiatives doivent être reconnues et encouragées par les chefs de juridiction qui sont les seuls à intervenir dans les décisions qu’il prend dans l’organisation des services,
– il doit se faire assister des chefs de services à qui il délègue une partie de ses fonctions notamment dans les juridictions importantes. Il peut également confier aux greffiers une mission d’encadrement intermédiaire de certains services,
– il doit établir un organigramme fonctionnel des services identifiant les acteurs. Cet organigramme, régulièrement mis à jour, doit être porté à la connaissance des magistrats et des fonctionnaires de la juridiction.
3 – la responsabilité du chef de greffe dans la cellule budgétaire
Le renforcement de la fonction de gestion des échelons déconcentrés des services judiciaires, services administratifs régionaux et cellules budgétaires d’arrondissement judiciaire, est rendu indispensable par la mise en oeuvre de la LOLF au 1er janvier 2006.
L’ensemble des juridictions du premier degré du ressort d’un tribunal de grande instance d’« arrondissement judiciaire» est constitué en centre dépensier disposant d’une cellule de gestion budgétaire, laquelle est chargée d’harmoniser les demandes budgétaires et de tenir la comptabilité de ces juridictions. Elle constitue l’unique interlocuteur du service administratif régional.
L’objectif recherché est de consolider ces structures de gestion encore récentes et de leur conférer de nouvelles compétences en matière de ressources humaines. Elles deviendraient des cellules d’arrondissement judiciaire chargées notamment du recensement des besoins en ressources humaines, tant en ce qui concerne les magistrats que les fonctionnaires. Cette évolution s’inscrirait dans le processus de déconcentration actuellement mis en oeuvre au sein des services judiciaires. Il faut préparer les gestionnaires locaux aux changements de culture de gestion induits par cette réforme.
La cellule d’arrondissement judiciaire est placée sous l’autorité des chefs de juridiction du tribunal de grande instance, et sous la responsabilité du greffier en chef, chef de greffe, qui peut toutefois déléguer cette fonction à un chef de service.
Le greffier en chef, responsable de la cellule d’arrondissement judiciaire, n’a pas autorité sur les greffiers en chef, chefs de greffe des juridictions du premier degré de son ressort. Il est simplement chargé de recenser leurs besoins. Des conférences d’arrondissement judiciaire sont tenues périodiquement, elles réunissent les chefs de juridiction et les chefs de greffe, et permettent d’harmoniser les décisions prises, d’assurer une réelle transparence, d’impliquer les juridictions du ressort dans le processus décisionnel. Leur rôle doit être consolidé et clairement établi. Il est nécessaire que l’ensemble des greffiers en chef, chefs de greffe des juridictions de l’arrondissement judiciaire y participe.
4 – le positionnement du chef de greffe à l’égard du service administratif régional
La mise en place des SAR a modifié les relations existantes d’une part, entre les chefs de greffe des juridictions et la cour d’appel, et d’autre part, entre les chefs de greffe et l’administration centrale.
Le chef de greffe a une responsabilité de gestionnaire du greffe de la juridiction tant sur le plan budgétaire que managérial et il doit être perçu en tant que tel par le service administratif régional.
Les décisions du SAR, prestataire de service, doivent être clairement identifiées comme étant celles arrêtées par les chefs de cour et non par le seul coordonnateur ou éventuellement ses collaborateurs.
II – LA PRISE EN COMPTE DE CES EVOLUTIONS DANS LES FAITS
1 Рles ̩preuves du concours de recrutement
Elle doivent être aménagées en conservant toutefois les épreuves juridiques pour deux raisons :
– assurer une organisation et un management adaptés aux besoins des juridictions,
– assurer des connaissances juridiques liées aux spécificités de la fonction de greffier en chef.
Dans cette perspective, il convient d’intégrer aux épreuves actuelles, une ou deux épreuves nouvelles portant sur la gestion pour rendre plus attractive la fonction à des personnes qui ont une formation dans ce domaine.
Ainsi, il doit être inséré dans le programme du concours une épreuve de gestion à caractère optionnel avec les épreuves juridiques, mais obligatoire à l’écrit ou à l’oral.
2 – la formation
La durée de la formation initiale a été portée de 12 à 18 mois. Elle doit être renforcée notamment en matière de management, de gestion des ressources humaines, de gestion budgétaire et de marchés publics.
Lors de la formation continue obligatoire de 10 jours par an pendant 5 ans qui a été instaurée à compter de la titularisation, il faut également que les grands thèmes identifiés ci-dessus soient traités.
Il faut rendre obligatoire une formation d’adaptation à l’emploi pour les greffiers en chef nommés à des postes de chef de greffe ou de coordonnateur. Elle doit intervenir préalablement à la prise de poste. Sa durée doit être adaptée à la taille des juridictions.
Les chefs de greffe, tout au long de leur carrière, doivent s’inscrire à des formations continues afin de se remettre en cause, dans l’organisation du greffe de la juridiction, dont ils assurent la direction.
3 – améliorer le positionnement du chef de greffe
– Par une nouvelle dénomination :
Il ressort de l’article R. 812-1 du code de l’organisation judiciaire que le greffier en chef « dirige l’ensemble des services administratifs du greffe ; il est responsable de leur fonctionnement. Il définit et met en oeuvre les mesures d’application des directives générales qui lui sont données par les chefs de juridiction. Il tient ces derniers informés de ses diligences.»
Il est proposé que le greffier en chef, chef de greffe soit désigné désormais comme « directeur de greffe » .
Chargé de conduire une équipe, le directeur :
– encadre les services en affirmant sa compétence technique, sa capacité à diriger, animer, déléguer et communiquer,
– exerce sa mission dans le cadre d’une politique générale et dans une démarche prospective, tant sur les plans organisationnels que des évolutions technologiques,
– est responsable de l’activité de ses collaborateurs, et veille à l’adaptation de leurs qualifications.
Cette nouvelle dénomination doit lui permettre d’être mieux identifié au sein de l’institution judiciaire et pleinement reconnu à l’extérieur.
– Par son rôle dans la détermination de la notation :
La nouvelle procédure d’évaluation et de notation prévue par le décret du 29 avril 2002, applicable au 1er janvier 2005, qui tend à responsabiliser les notateurs, est actuellement partagée entre les chefs de juridiction et le chef de greffe. Cette procédure s’intègre dans une politique de management par objectifs. Elle constitue un accompagnement de la mise en oeuvre de la LOLF.
Cette réforme constitue un puissant levier de modernisation des ressources humaines. A ce titre, la notation devra être confiée au directeur du greffe en tant que responsable de la gestion du personnel. Pour procéder à l’évaluation du fonctionnaire, il recueillera par écrit l’avis du magistrat avec lequel l’agent travaille, avis qui sera porté à sa connaissance, instituant ainsi davantage de transparence dans la procédure de notation.
L’harmonisation rendue nécessaire par cette réforme devra faire l’objet d’une délégation des chefs de cour au profit des chefs de juridiction de l’arrondissement judiciaire.
Cette évolution impliquera la modification du statut des greffiers en chef et des adaptations réglementaires.
– Par la revalorisation de sa carriére :
La reconstitution de la pyramide de responsabilité passe nécessairement par une augmentation du nombre des emplois fonctionnels de 1ère et de 2ème catégories.
Une politique de repyramidage a été entreprise par la direction des services judiciaires. Les emplois occupés par des greffiers en chef du 1er grade, ont été repyramidés en emplois fonctionnels de 2ème voire 1ère catégorie.
Pour 2006, la poursuite de cette politique de repyramidage est indispensable. Cette disposition rendra plus attractifs les postes de directeur de greffe des juridictions les plus importantes.
De plus, une nouvelle mesure indemnitaire devrait être instituée pour les directeurs de greffe bénéficiant d’un emploi fonctionnel, et ce, en fonction des responsabilités exercées.
